Overordnet er der følgende syv tiltag, som umiddelbart kan iværksættes efter modtagelsen af akkrediterings-standarderne:

1.     Tilpasning af organisation
Akkrediteringsstandarderne bliver overdraget til enheden via it-systemet TAK, jf. nedenstående afsnit. IKAS har lagt enhedens organisationsplan ind i it-systemet TAK. Efterfølgende ændringer i organisationsplanen tilrettes af enheden selv. I opsætningen af organisationsplanen kan der tages hensyn til, hvor der ønskes at lave selvevaluering og journalaudit. IKAS kan rådgive i processen, men det er enhedens akkrediteringskoordinator, som, evt. i samarbejde med en person fra de enkelte enheder, tilpasser organisationen. Enheden skal endvidere tage stilling til, hvor brugeradministrationen skal ligge.

2.     Styregruppe
Det anbefales, at der udpeges en styregruppe, som kan støtte akkrediteringskoordinatoren. Styregruppen tager udgangspunkt i kvalitetsudvalget, hvor en sådan findes, hvor den øverste ledelse er repræsenteret. Her diskuteres de overordnede principper, fx hvem er ansvarlig for hvad, faste møder for styregruppen og på tværs i organisationen, samt på hvilket niveau der skal udføres selvevaluering. Her drøftes ligeledes, hvordan enheden forventer, at auditprocesserne (inklusive journalaudit) skal gennemføres. Forslag til hvordan audit gennemføres, hvem der deltager, mv., kan findes i bilag 2.

3.     Forum for nøglepersoner
Det anbefales desuden, at der oprettes et forum, hvor nøglepersonerne fra enheder, der arbejder med akkrediteringsstandarderne kan mødes med akkrediteringskoordinatoren/styregruppen eller repræsentanter derfra. Det formaliserede samarbejde fastlægges. Det bør drøftes, hvilken feedback enheden løbende skal have. Nogle data vil være af en sådan vigtighed, at det vedrører det samlede kvalitetsniveau for stedet, der implementerer DDKM, eller det kan være væsentligt med et udbredt kendskab til resultaterne. Det bør prioriteres, hvilke resultater der skal vurderes i fx kvalitetsudvalget og hvilke resultater, der skal vurderes på enhedsniveau.

4.     Retningsgivende dokumenter
Akkrediteringskoordinatoren og nøglepersonerne anbefales at gennemlæse indledningen til DDKM grundigt og overveje (evt. i samarbejde med kvalitetsudvalget/styregruppen), hvilke retningsgivende dokumenter (trin 1), der skal udarbejdes på forskellige organisatoriske niveauer. Nogle dokumenter udarbejdes på enhedsniveau, mens andre akkrediteringsstandarder er så eksplicitte, at de enkelte underenheder må udarbejde selvstændige dokumenter. Det væsentlige i denne proces er, at kvalitetsniveauet sikres, således at ydelsen leveres på et ensartet kvalitetsniveau.

5.     Fordeling af standarder
Når it-systemet TAK anvendes til at understøtte basisvurderingen/selvevalueringen, skal akkrediterings-koordinatoren fordele akkrediteringsstandarder og indikatorer til de enheder, hvor der planlægges gennemført selvevaluering. Derved vil det være klart for de ansvarlige på enhedsniveau, hvilke akkrediteringsstandarder og indikatorer, de skal arbejde med.

Det er muligt særskilt at angive, hvem der har opgaven med at udarbejde retningsgivende dokumenter (trin 1), således at ikke alle, der modtager trin 1 indikatorerne tror, at de skal udarbejde dokumenterne.

IKAS understreger, at standardfordelingen skal ses som en måde at understøtte implementeringen af DKKM. Ved ekstern survey i en enhed kan der blive foretaget vurdering af alle standarder, der er relevante for enhedens ydelser, uanset hvordan standarderne har været fordelt i implementeringsfasen.

6.     Information og undervisning
Intern information generelt og eventuel undervisning, fx i DDKM, drøftes. Form og det overordnede indhold i den generelle information og hvem der har behov for mere detaljeret information afklares. Specielt drøftes, hvordan trin 2 forventes implementeret og effektueret. Den øverste ledelse har ansvaret for, at de retningsgivende dokumenter kendes og anvendes i hverdagen (trin 2). Trin 2 kræver en målrettet indsats for implementering, herunder veldefinerede kommunikationsveje og eventuel justering af arbejdsgange samt kompetenceudvikling af personalet. Det er således allerede under udarbejdelsen af dokumenterne vigtigt at inddrage medarbejderne i implementeringen. Det er vigtigt at understrege, at der kan være flere metoder, der sikrer implementering af trin 2. Da kvalitetsudviklingen gerne skal nå bredt ud i enheden, er det vigtigt at involvere de relevante medarbejdere og ledere samt at placere ansvaret for implementeringen tydeligt.

7.     Kvalitetsovervågning
Det anbefales, at der udarbejdes en oversigt over den samlede kvalitetsovervågning, inklusiv tidslinje for, hvornår data indsamles, hvem der er ansvarlig, og hvem en eventuel auditgruppe skal bestå af, jf. bilag 2. Der vil formentlig være behov for at understøtte dataindsamlingen, undervise medarbejderne og udvikle redskaber til dataanalyse.

Ledelsen, styregruppen, kvalitetsudvalget og akkrediteringskoordinatoren bør sætte sig grundigt ind i indholdet af de fem rammestandarder som beskrevet i et tidligere afsnit, da disse er bærende og overordnede for de øvrige akkrediteringsstandarder samt videreformidle denne viden.

Tværgående Akkreditering og Kvalitetsudvikling (TAK)

DDKM er it-understøttet. IKAS har i samarbejde med kommende brugere udviklet et web-baseret it-system, kaldet TAK-systemet. TAK står for Tværgående Akkreditering og Kvalitetsudvikling. Systemet vil løbende blive videreudviklet.

TAK-systemet består af en række moduler, som understøtter kvalitetsudvikling og akkrediteringsprocessen. IKAS anvender TAK ved overdragelse af akkrediteringsstandarderne til enheden. Det er derfor obligatorisk at anvende TAK til modtagelse af akkrediteringsstandarder, når en enhed har indgået aftale med IKAS om implementering af DDKM. TAK indeholder modulet TAK-fordeling, der giver enheden mulighed for at fordele relevante akkrediteringsstandarder til underenheder. Derved kan det sted, der implementerer DDKM fordele opgaver i forbindelse med implementering og selvevaluering.

Modulet TAK-selvevaluering understøtter selvevalueringsprocessen og gennemførelse af journalaudit. Modulet kan således medvirke til at skabe overblik over, i hvor høj grad der leves op til den enkelte akkrediteringsstandard, og hvorledes indikatorerne er besvaret. TAK-selvevaluering giver desuden mulighed for at samle den aktuelle dokumentation for opfyldelse af akkrediteringsstandarder og indikatorer på det relevante organisatoriske niveau.

TAK-selvevaluering understøtter arbejdet i kvalitetsudviklingsprocessen på følgende måde:

§  De retningsgivende dokumenter kan knyttes til den enkelte akkrediteringsstandard eller indikator, og giver dermed dokumentation for opfyldelse af indikatorer på trin 1 i kvalitetscirklen. Dokumentets indhold bliver således tilgængeligt via TAK (link til elektronisk dokument eller uploadet dokument).

§  Dokumentation af implementeringen på det relevante organisatoriske niveau kan knyttes til den enkelte akkrediteringsstandard og indikator, og giver dermed overblik over implementeringen på trin 2 i kvalitetsudviklingsprocessen.

§  Arbejdet med kvalitetsovervågning understøttes ligeledes. Eksempelvis kan resultater af journalaudit indgå som datakilde ved kvalitetsovervågning (trin 3), idet TAK-selvevaluering indeholder funktionalitet til optælling af resultater i journalaudit. Resultaterne af seneste journalaudit overføres direkte til selvevaluering, og kan anvendes som besvarelse af indikatorer, der indeholder krav om journalaudit. Overblik over resultaterne ses i TAK, og der er mulighed for at udskrive rapporter over bl.a. indikatoropfyldelse eller at trække data ud til videre bearbejdning.

§  Resultater af kvalitetsovervågning vurderes på baggrund af rapporterne fra TAK. Vurderingen af resultaterne kan være grundlag for at udarbejde og iværksætte handleplaner i tilfælde af kvalitetsbrist (trin 4). Handleplaner kan knyttes til akkrediteringsstandarder og indikatorer på det relevante organisatoriske niveau. Opfølgning på handleplaner kan samtidig registreres og følges i TAK-selvevaluering.

TAK survey modulet anvendes til surveyornes registrering af fund samt vurdering af akkrediteringsstandarder og indikatorer som helhed. Det er derfor obligatorisk, at den interne struktur for stedet, der implementerer DDKM, er registreret i TAK. Der vil som forberedelse til ekstern survey blive orienteret om, hvorledes TAK-survey skal anvendes.

På IKAS’ hjemmeside www.ikas.dk findes yderligere materiale om TAK.