Standardbetegnelse

Dokumentation og datastyring

1.3.1 Dokumentstyring (1/4)

Standard

Institutionen anvender et dokumentstyringssystem.

Standardens formål

At sikre, at:

§         institutionens dokumenter er tilgængelige, opdaterede og godkendt af relevante personer

§         dokumenterne entydigt kan identificeres, og at udgåede dokumenter kan genfindes i arkiveringsperioden

Målgruppe (ansvarlig)

Alle ledere

Anvendelsesområde

Hele institutionen

Opfyldelse af standarden

Indikatorer til vurdering af standardopfyldelse er anført i
forhold til nedenstående trin

Trin 1:
Retningsgivende
dokumenter

Indikator 1

Der foreligger en politik for dokumentstyring.

Politikken omfatter som minimum følgende krav til de enkelte dokumenter og til dokumentstyringssystemet:

Vedrørende dokumenterne:

§         Formål

§         Anvendelsesområde

§         Gyldighedsperiode og tidsramme for revision

§         Opdatering af politikker, retningslinjer og instrukser ved behov - dog mindst hvert 3. år

Vedrørende dokumentstyringssystemet:

§         Ansvar for sikring af dokumentstyringen

§         Organisering, fremgangsmåder ved udarbejdelse og godkendelse af dokumenter samt tilgængelighed

§         Historik for dokumenter og versionsstyring

§         Identifikation af arkiveringsperiode gældende for de forskellige dokumenttyper i henhold til gældende regler

§         Omplacering af ugyldige dokumenter for at hindre utilsigtet brug

Vejledning

Politikken for dokumentstyring kan inddele dokumenterne i indbyrdes, hierarkiske niveauer:

1.       Politikker og strategier, der på det strategiske niveau beskriver institutionens overordnede mål, og hvordan organisationen arbejder på at nå målene. En politik kan understøttes af et program, som er et samlebegreb for et sæt af aktiviteter, der fører frem mod de samme mål.

2.