Hvad kan TAK
TAK indeholder det samlede sæt af akkrediteringsstandarder, og understøtter alle led i akkrediteringsprocessen. 
I TAK kan de enkelte standarder og indikatorer fordeles til de enheder, der skal arbejde med opfyldelsen heraf. Dernæst er det muligt at følge udviklingen i opfyldelsen af standarderne og indikatorerne i form af basisvurdering, selvevaluering og intern survey. Både centralt og decentralt er det muligt at dokumentere opfyldelsen i form af dokumentreferencer (ved fx links til retningslinjer, instrukser og handleplaner).
Informationsvejene lettes – overblik på tværs
Den Danske Kvalitetsmodel (DDKM) stiller krav om tilstedeværelse af en række dokumenter, fx retningsgivende dokumenter og handleplaner. Formålet med at lægge dokumentationen ind i TAK er at samle den dokumentation, som synliggør, at standarderne og/eller indikatorerne opfyldes eller at der arbejdes hen imod opfyldelse.
TAK-systemet er opbygget ud fra fem organisatoriske niveauer, hvilket muliggør deling af data, fx dokumenter, mellem niveauer. De aktører, som tilsammen skal medvirke til at institutionen lever op til kravene i DDKM, kan altså samarbejde via ét system.
Regionsniveauet kan ligeledes lægge dokumentation ind i TAK, således at det bliver tilgængeligt på alle underliggende niveauer.
Institutionsniveauet svarer til sygehuset, apoteket eller kommunen. På dette niveau modtages akkrediteringsstandarderne og fordeles til enheder og underenheder. Der kan der lægges dokumentation ind i TAK, som derved er tilgængelig for enheder og underenheder.
På enheder og underenheder arbejdes med opfyldelsen af akkrediteringsstandarderne; dvs. der udføres journalaudit og selvevaluering. Derudover kan der lægges dokumentation ind i TAK.
Ved at lægge dokumentation ind på institutionsniveauet kan institutionen ligge dokumentation ind ét sted i TAK, som er gældende for samtlige enheder og underenheder. Enhederne og underenhederne har samtidig mulighed for at lægge lokale dokumenter ind i TAK, som kun er gældende for og kan tilgås af den aktuelle enhed og/eller underenhed. Dokumentationen kan tilknyttes enten en standard eller en indikator, hvilket gør det muligt at få et overblik over tilgængelige dokumenter på institutionen vedrørende en specifik standard eller indikator.
TAK og lokale systemer
TAK er ikke et dokumenthåndteringssystem, men systemet kan samarbejde med de lokale dokumenthåndteringssystemer ved at oprette links fra dokumenthåndteringssystemet ind i TAK. Herefter kan dokumentet tilgås via linket i TAK.
Fordeling og selvevaluering
IKAS fordeler det samlede sæt af akkrediteringsstandarder til institutionen i TAK. Institutionen kan herefter fordele relevante akkrediteringsstandarder og indikatorer til de enkelte enheder og underenheder. Fordelingen giver enhederne og underenhederne et godt overblik over de standarder og indikatorer, som netop de skal arbejde med.
På sygehusområdet er Sygehus-Afdelingsklassifikationen (SHAK) indlæst i TAK-systemet. Det enkelte sygehus kan selv ændre i organisationen, herunder oprette afdelinger (enheder og underenheder), som ikke er kliniske og dermed ikke er med i SHAK. På denne måde vil TAK-systemet afspejle den faktiske organisationsstruktur, som der skal fordeles akkrediteringsstandarder og indikatorer til.
På apoteksområdet er alle apoteker oprettet i TAK. Det enkelte apotek kan selv oprette fx apoteksudsalg eller filialer som en enhed eller underenhed af apoteket og fordele relevante akkrediteringsstandarder hertil.
På kommuneområdet er alle kommuner oprettet i TAK, og den enkelte kommune kan herudfra oprette enheder og underenheder, fx sundhedscentre, som der kan fordeles standarder til.
Enheder og underenheder kan i TAK udføre basisvurdering, selvevaluering og intern survey. Her registreres opfyldelsesgraden af fordelte indikatorer, dokumentation for opfyldelsesgraden kan tilknyttes og det er muligt at registrere en opfølgningsdato. Formålet med at foretage en basisvurdering, selvevaluering og intern survey er at skabe et overblik, så ledelsen har et udgangspunkt for at prioritere indsatsområderne og det videre arbejde i de enkelte enheder eller på institutionen som helhed.
Journalaudit
TAK indeholder et modul, som enheder og underenheder kan anvende til journalaudit. På hver enhed og underenhed kan journalauditskemaer tilgås, som er dannet enten ud fra typen af enhed (fx psykisk indlagte, kirurgisk indlagte, intensiv etc.) eller ud fra de indikatorer med krav om journalaudit, som er fordelt til enheden/underenheden.
Resultaterne fra de enkelte spørgsmål i journalauditten opsamles automatisk i selvevalueringsmodulet i tilknytning til de relevante indikatorer, og anvendes som grundlag for at vurdere opfyldelsen af indikatoren.
Survey
TAK-systemet understøtter det arbejde surveyorne, IKAS og Akkrediteringsnævnet foretager i forbindelse med ekstern survey på en institution. Med udgangspunkt i institutionens oprettede organisationsstruktur foretages ekstern survey, hvor surveyorne registrerer vurderinger af standarderne og indikatorer, som slutteligt opsamles i en rapport. Gennem TAK er det muligt for surveyorne at tilgå institutionens dokumenter samt aggregerede resultater fra foretagne journalaudits.
Brugeroprettelse
> FAQ
Dokumentation til ekstern survey
Spørgsmål:
Hvordan får surveyor adgang til at se dokumentation som har været anvendt i selvevaluering?
Svar:
Forudsætningen for at surveyor kan se institutionens dokumentation for opfyldelse af standarder og indikatorer er, at dokumentreferencerne er ’Frigivet til survey’. Dette gælder uanset, om dokumentationen har været anvendt i selvevaluering eller ej.
Udprintning af journalauditskema
Spørgsmål:
Hvordan udskrives et tomt journalauditskema fra TAK?
Svar:
Åben journalauditskema
Klik på print-ikon i browserens menulinje
Vælg 'Vis udskrift'
Udskriftsvindue åbner
Vælg midterste dropdown menu
Vælg 'Kun de markerede rammer'
Dokumentreferencer frigivet til survey
Spørgsmål:
Hvorfor er dokumentreferencer, der er lagt ind før 2010, ikke automatisk 'frigivet til survey'?
Skal brugerne selv aktivt gå ind og ændre data for disse dokumentreferencer, hvis de skal indgå i den eksterne survey?
Svar:
Egenskaben på dokumentreferecer: 'Frigivet til survey' blev indført i forbindelse med, at modulet til ekstern survey blev udviklet til TAK version 1.2.1, der kom i drift 25. februar 2010. Som udgangspunkt forventer vi, at dokumentreferencer der er lagt ind i TAK har til formål at indgå i akkrediteringsprocessen. Vi har derfor valgt, at markeringen i tjekboksen 'Frigivet til survey' aktivt skal fjernes for de dokumentreferencer, som surveyorne ikke må se.
Det er korrekt, at dokumentreferencer oprettet tidligere end 25. februar 2010 ikke automatisk bliver frigivet til survey. Markeringen for disse dokumentreferencer skal ændres, hvis I ønsker at give surveyorne adgang til dem under ekstern survey.
Ændring i afsluttet selvevaluering
Spørgsmål:
Hvorfor kan man ændre i en selvevaluering efter den er afsluttet?
Svar:
Der kan være behov for at ændre i en afsluttet selvevaluering, fx hvis man opdager en fejl. Brugere med rettigheden 'Udvidet selvevaluering' kan genåbne afsluttede selvevalueringer.
Ændringer foretaget efter at en selvevaluering er afsluttet slår også igennem, når man trækker en rapport.
Slette enhed med tilknyttede brugere
Spørgsmål:
Jeg forsøger at slette en enhed, men det er ikke muligt, da der findes brugere ansat og/eller tilknyttet enheden, som jeg ikke kan finde. Hvad gør jeg?
Svar:
Find brugere ansat på enheden: Med enheden i kontekst, vælges menuen ’Brugere’. Hvis der er brugere ansat på enheden, skal brugernes ansættelsessted ændres, hvorved enheden efterfølgende kan slettes.
Hvis der ikke optræder brugere på dette faneblad, sættes en markering i tjekboksen ’Vis slettede’. Herved vises brugere, som er logisk slettede. De logisk slettede brugere eksisterer stadig i databasen, og bevarer deres ansættelsessted og tilknytninger.
Ved logisk slettede brugere skal sletningen annulleres, derefter skal ansættelsesstedet ændres, og til sidst slettes brugeren igen. Herefter burde enheden kunne slettes.
Find brugere tilknyttet enheden: Vælg i topmenuen ’Bruger’ og herefter ’Søg’. For at søge efter brugere tilknyttet enheden vælges ’Tilknyttede org. enheder’ i kategorien ’Søg i’. I kategorien ’Vis søjler’ vælges ’Tilknytninger’.
Den/de fremsøgte brugeres tilknytninger til enheden skal herefter fjernes. Hvis der ikke kan fremsøges tilknyttede brugere, kan det skyldes, at brugeren er logisk slettet.
Det er muligt at få vist logisk slettede brugere ved yderligere at markere ’Logisk slettede’ i kategorien ’Vis rækker’. Ved logisk slettede brugere skal sletningen annulleres, derefter skal tilknytningen fjernes, og til sidst slettes brugeren igen. Herefter burde enheden kunne slettes.
Undlad brug af æ, ø og å i enhedskode
Spørgsmål:
Hvorfor får jeg problemer med at udskrive rapporter, når der indgår æ, ø eller å i kodenavnet på en organisatorisk enhed?
Svar:
Rapporter, der er udviklet i Microsoft Reporting service, kan ikke håndtere enheder med æ, ø eller å i kodenavnet. Problemet kan undgås ved at omdøbe kodenavnet, således at disse specielle danske bogstaver ikke indgår. Se manualens afsnit 'Rediger en organisatorisk enhed'.
Reference til ændret dokument i elektronisk dokumentstyringssystem (e-Dok)
Spørgsmål:
Hvis man foretager en større/mindre rettelse i indholdet i et elektronisk dokument i e-Dok, og dokumentet er anvendt i en selvevaluering, vil linket til dokumentreferencen i e-Dok under pågældende indikatorbesvarelse da pege på det rettede dokument eller på den tidligere udgave af dokumentet?
Svar:
Afprøvning af kommunikation mellem e-Dok og TAK (under anvendt dokumentation i selvevaluering) viser, at hvis man foretager en rettelse i et dokument i e-Dok, vil det rettede dokument fortsat optræde med en url-adresse i TAK, som peger hen på det rettede dokument i e-Dok. Dette skyldes, den måde e-Dok er sat op til at fungere på, og kan ikke styres via TAK. Brugere, der retter i e-Dok dokumenter, skal dog være opmærksomme på, at link til dokumentation som anvendes i selvevalueringer, vil pege på de reviderede dokumenter. Har brugeren behov for at se et dokument i den udgave, som var gældende, da selvevalueringen blev udført, kan dokumentet findes under historiske dokumenter i e-Dok.
Krav til browser til TAK
Spørgsmål:
Kan det passe, at der er problemer med brug af TAK, når man bruger andre browsere end Internet Explorer (fx. Netscape, Firefox Mozilla) ?
Svar:
Foreløbig afvikles TAK bedst ved nyere versioner af Internet Explorer (fra 7 og op efter). Vi er opmærksomme på, at dette forhold ikke er i overensstemmelse med standarderne på området, men har valgt at prioritere andre udviklingsopgaver foran denne.
Ændringer i organisationsstruktur
Spørgsmål:
Hvordan kan man håndtere ændringer i organisationsstruktur i flg. tilfælde:
Hvis der er oprettet selvevaluering på en enhed, og denne enhed efterfølgende ændres, fx ved sammenlægning med anden enhed, opdeling i flere enheder eller tilknytning til anden overliggende enhed, kan man da bevare historikken, så det er muligt at se udviklingen i resultaterne?
Svar:
Hvis en enhed ændres i form af sammenlægning med anden enhed, ved opdeling i 2 eller flere enheder, eller ved tilknytning til anden overliggende enhed, skal der oprettes en ny enhed. Den eksisterende enhed skal bevares, og der kan evt. i navnet tilføjes "tidligere...". Det vil stadig være muligt at læse selvevalueringsdata på den forældede enhed. Der oprettes ny(e) enheder i forhold til den nye struktur, og den/de anvendes ved efterfølgende selvevalueringer. Udvikling i selvevalueringsresultater kan ikke ses under et, men ses ved at åbne den "gamle" selvevaluering og den "nye".
Ved oprettelse af nye enheder skal man sikre sig, at de er "aktive i survey og akkreditering", hvilket er beskrevet i manualen for TAK.
Hvordan understøtter TAK akkrediteringsprocessen?
Spørgsmål:
Hvordan understøtter TAK akkrediteringsprocessen?
Svar:
IKAS anbefaler institutionerne løbende at foretage en vurdering af opfyldelsesgraden på indikatorniveau på de krav, som stilles i DDKM. Formålet med løbende vurderinger (selvevalueringer) er, at institutionen kan følge udviklingen i opfyldelsesgraden af indikatorerne. Hvorledes TAK-systemet understøtter denne proces, er beskrevet i TAK-manualen.
Basisvurdering, selvevaluering og intern survey udføres i TAK-systemet på samme måde. I det følgende skelnes der ikke mellem de 3 typer vurderinger; de omtales herefter som "vurderinger".
Vurderinger kan udføres på 2 forskellige måder:
Når institutionen har gennemført en vurdering af kvalitetsniveauet på indikatorerne i et givent tidsrum og registreret det i TAK, anbefaler IKAS, at denne vurdering afsluttes. Hver gang der startes en ny vurdering vises opfyldelsesgrad og dato fra forrige vurdering. De dokumentreferencer, som institutionen i en tidligere vurdering har tilknyttet som dokumentation for den vurderede opfyldelsesgrad, vil stadig vises under fanebladet dokumentation. I den nye vurdering skal institutionen tage stilling til, om disse dokumentreferencer stadig er gældende og skal anvendes på nuværende tidspunkt. Samtidig kan der noteres handleplaner og andre bemærkninger og markere evt. opfølgning.
Hvis tidsperioden fra afslutning af en vurdering og til påbegyndelse af en ny vurdering er så kort, at der ikke er sket nævneværdigt med hverken dokumentation eller handleplaner, er det muligt at lade vurderingen stå åben. Derved vil der løbende kunne foretages ændringer i opfyldelsesgrad og dokumentation. Ønsket om at kunne følge kvalitetsudviklingen kan da tilgodeses ved periodiske udskrifter (rapporter) over indikatorernes opfyldelsesgrad. Rapporterne kan udskrives i excel-format og efterbehandles der.
Anvendelse af overliggende niveau's dokumentreference i selvevaluering
Spørgsmål:
Hvordan bliver en dokumentreference fra et overliggende niveau synlig til brug for selvevaluering på et underliggende niveau?
Svar:
Når der oprettes en dokumentreference i TAK, vil den automatisk være tilknyttet den organisatoriske enhed,
den er oprettet på, og den vil være tilgængelig for alle underliggende organisatoriske enheder. Dvs., at hvis
der er lagt dokumentreferencer ind på institutionsniveau, er disse dokumentreferencer tilgængelige for alle
enhederne under institutionen.
En dokumentreference kan tilknyttes en eller flere akkrediteringsstandarder/indikatorer, således at man i
vurderingen af en indikator i selvevaluering kan se, hvilke dokumentreferencer, der er relevante for den
aktuelle akkrediteringsstandard/indikator.
Der henvises iøvrigt til TAK manualen vedr. dokumentation.
Ændre fordeling af akkrediteringsstandarder efter basisvurdering/selvevaluering er påbegyndt
Spørgsmål:
Hvordan kan man sikre, at ændring af fordelte akkrediteringsstandarder får effekt i basisvurdering/selvevaluering?
Svar:
Når der er fordelt akkrediteringsstandarder og indikatorer til en enhed, kan enheden oprette en basisvurdering/selvevaluering. Når man opretter en basisvurdering/selvevaluering, bliver der taget et øjebliksbillede af fordelingen, dvs., hvis man ændrer i fordelingen efter en basisvurdering/selvevaluering er oprettet, vil disse ændringer ikke automatisk slå igennem i basisvurderingen/selvevalueringen - dette skal man gøre manuelt, se TAK manualen vedr. Selvevaluering.
Fordeling til enheder
Spør